会社の電話のマナーは大丈夫?もしもし?お休み?受け方と切り方は?

スポンサードリンク

  私は会社で電話に出る機会が少なくありません。私宛の電話はほぼないので積極的には出たくないのですが、出ないわけにはいきません。

 今回は会社の電話のマナーについて気になることを書いてみました。

言葉遣いに注意!もしもし?お休み?

kaden_denwa

 私も最初のうちはかなり緊張しました。電話についても「ビジネスマナー」というものがあり、基本的にはこれに従わなければなりません。

 そうすると細かい言い回しが気になって失敗してしまうこともあるんですよね。でも、よほどお堅い会社でなければ、基本さえ抑えておけば大丈夫です。

 とは言え、間違った言葉遣いをしていると恥をかくので十分注意しましょう。専門家ではないので気になっていることに限定して書いています。

 まず、電話を受けた時に「もしもし」という人がたまにいるのですが、これは不要です。「もしもし」の語源は諸説ありますが、それが「申す申す」であるならば言う必要はないでしょう。

 受話器をとったら「はい◯◯(会社名等)でございます」と言えばいいのです。後は尊敬語、謙譲語に注意して話すのですが、間違いやすい言葉があります。

 それは「お休み」です。相手が取り次いで欲しい人が休んでいる時に、つい「◯◯はお休みです。」と言ってしまいがちですが、「お」をつけるとその人を立てることになってしまいます。

 例えその人が自分の上司だったとしても、お客さんから見れば立場は下ですからね。「休んでおります」とか「休暇をとっております」と言っておきましょう。

 「お休み」は電話以外でも注意です。自分に対して、「◯日はお休みさせていただきたいのですが」と言うのはもっての外。自分の動作に「お」はつきません。

 「お」や「ご」が付くのは、その動作が相手に及ぶ場合です。「お電話します」とかね。

電話の受け方と切り方は大丈夫?

スポンサードリンク

 多少話が前後してしまいますが、電話の受け方にも注意しましょう。

 まず、基本的なこととして、3コール以内に取りましょう。これは「お客さんを待たせてはいけない」という考えからです。

 あまり待たされると不愉快ですからね。うちの会社ではこれが全く出来ておらず、私が取らなければ「6コール以上」というのも珍しくありません。

 「誰かが取るだろう」、「自分は出なくていいや」と思っている人が多いからです。正直頭に来ています。仕事も電話も人任せにしていてはだめだと思いましょう。

 出た直後は上に書いたとおり。常識のある相手なら必ず名乗るはずですので「いつもお世話になっております」といいましょう。面倒なら「いつも」は省いていいです。

 初めての方で、名前をよく聞き取れなかった場合はこの時点で確認しておきましょう。取り次いで欲しい方がわかったら「少々お待ちください」と言って保留にします。

 問題なのはその人が不在の時ですね。「また掛けてもらえるのか」、「こちらから掛けるのか」、そして「いつまでに連絡を取る必要があるのか」は必ず確認しましょう。

 これを怠ると思いもよらない事態に陥りますからね。取り次ぐときは相手の会社名と名前を告げる必要があるので、忘れないようにメモを取りましょう。

 伝言を頼まれることもたまにあります。ビジネスマナーとしては「私◯◯が承りました」みたいなことを言うことになっていますが、やっている人は少ないかと思います。お好みで。

 また、「身内は呼び捨てにする」のは基本中の基本ですから間違えないように。「◯◯部長」とか言わないで下さいね。うちの会社にもそういう人がいたような気がしますが。

 最後に切り方ですが、「では、失礼致します」と言うのが一般的です。注意したいのは「掛けた方が切る」ことです。電話を受けたのなら相手が切るのを待ちましょう。

 これが出来ていない人が結構多いんですよね。「用件が終わってないのに勝手に切るなよ」と。ちなみに、上下関係が大きい場合は上の方が切ります。気をつけましょう。

 思ったよりも長くなってしまいました。この他の注意点についても別の機会に書いてみたいと思います。では。

スポンサードリンク

コメントを残す

サブコンテンツ

このページの先頭へ